Comment gérer son temps de travail en tant qu’élu ?

Etre élu, c’est souvent ne plus compter ses heures, placer des réunions à des horaires improbables, avoir 3 journées en une, bref une vraie course ! Nos conseils pour mieux gérer votre temps.

Votre temps est précieux, sachez le gérer efficacement en tant qu’élu !

Dans le cadre de votre mandat, le temps définit plusieurs notions qui permettent :

– de savoir ce qui se passe au sein de votre commune (vie des associations, des commerces, des habitants, du développement économique, des manifestations, la relation avec les agents, et on en oublie !)

– de définir la localisation du temps pour un but donné : date de relance, date de rendez-vous/réunions, les délais à prévoir pour la réalisation d’une tâche ou d’un projet ; comme le volume de temps nécessaire : durée d’une réunion/évènement, rédaction d’un compte-rendu, etc.

– de gérer les ordres et priorités dans le temps, c’est-à-dire les contraintes dans l’enchaînement successif des tâches selon un ordre de priorité bien défini au préalable.

Mais alors, comment gérer son temps ??

 Tout dépend de vos habitudes :

– Première option. Vous aimez mener plusieurs tâches de front : il faut rester prudent.e, car vous pouvez rapidement perdre le contrôle et avoir des difficultés à réaliser les tâches efficacement et dans les délais impartis. Dans ce cas ce sont les habitants et la commune qui en pâtissent en premiers.

– Deuxième option. Vous ne savez pas vous organiser (et vous n’être pas la seule 😉 ) : vous ne prenez pas le temps de vous organiser, cela représente un gaspillage de temps et d’énergie, car vous perdez un maximum de temps à la recherche d’informations.
Pourtant, être bien organisé.e permet d’être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches dans des délais qui peuvent-être courts et par ordre de priorité. Ce n’est pas une mince affaire qu’être organisée mais une fois l’habitude prise, on ne lâche plus l’idée !

Que vous soyez du premier ou du second groupe de personnes, il faut prendre des décisions et connaître ses défauts de gestionnaire de l’horloge afin d’y remédier.

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#1 : Les objectifs

– Déterminez les objectifs en fixant des délais, parlez-en avec d’autres élus.es pour qu’ils vous donnent leur avis. Echangez avec les agents en charge de vos délégations si vous en avez ou avec votre famille pour avoir un regard extérieur. Pas besoin de faire un tableur excel à 17 entrées, reclarifier les taches à minima sur un document word sera déjà une bonne première approche.
Pour les plus connecté.es de bons outils en ligne existent et vous enverront des emails de rappels au moment de clôturer les taches notées (pensez à trello, todoist, doneapp, getflow entre autres) n’oubliez pas non plus l’existence de l’agenda google qui vous envoie une notification et un email au moment de vos rendez-vous !
N’hésitez pas à y inscrire des rendez-vous avec vous même …personne n’est plus important que vous après tout 😉

– Une chose primordiale, les objectifs que vous aurez déterminés devront être réalisables, concrets, motivants et mesurables. Sinon…bonjour le découragement !

#2 : Planifiez les tâches

– Préparez le travail en sachant utiliser votre temps disponible tout en essayant de réduire au mieux les délais d’exécution.

– Classez les tâches par ordre de priorité.

– Contrôle de la gestion de son temps : vérification du résultat pour ensuite comparer le prévisionnel/au réalisé.

La planification des tâches est l’organisation de votre travail sur du court, moyen ou long terme : quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel. L’objectif essentiel sera de planifier les activités les plus importantes et les plus attendues dans la commune en priorité et d’y consacrer le temps nécessaire.

Plus d’excuse, vous êtes désormais un.e pro de la gestion du temps et des priorités ! Il est temps de se lancer 🙂

PS : n’oubliez pas de prendre aussi du temps pour vous : moments en famille, loisirs, sports, sorties, etc. Ces moments vous donneront des bouffées d’air sans lesquelles vous risquerez de suffoquer. Gérez ces moments comme des rendez-vous à ne jamais décaler et notez-les dans vos agendas, ils sont très importants.